Project Management and Strategic Planning

·       What is a Project?

o   Projects vs Processes

Project bersifat sementara, menggunakan budgetnya dan sponsornya sendiri. Sedangkan business process adalah serangkaian acara yang dilakukan secara berulang-ulang. Contohnya seperti mengeluarkan majalah setiap bulan. Project juga mempunyai sifat tujuan yang unik.

o   The Triple Constraint: Time, Cost, and Scope

Setiap project selalu mempunyai unsur 3 unsur penting yaitu time, cost, dan scope. Ketiga unsur itu saling berhubungan, jika salah satu berubah maka yang lain akan terpengaruh.

·       Project Management

o   The Five Project Management Process

§  Memulai: Menargetkan apa saja yang akan dicapai dalam durasi sebuah project.

§  Merencanakan: Merencanakan semua resiko yang akan dihadapi, tujuan yang akan dicapai, memilih pemimpin dan anggota kelompok, memilih jadwal, dan tempat bekerja, dll.

§  Melaksanakan: Masing-masing anggota akan memulai bagian pekerjaannya masing-masing sedangkan project manager akan memonitor pekerjan masing-masing anggota dalam cakupan sumberdaya dan modal.

§  Memonitori dan mengontrol: Memonitori pekerjaan anggota kelompok, sehingga tujuan dari sebuah project bisa berjalan tepat waktu, dan berkembang sesuai ekspektasi.

§  Penutup: Membuat laporan final untuk mencatat segala tujuan yang berhasil di capai, mempresentasikan kepada klien, dan membuat laporan pelajaran apa saja yang dapat dipelajari dari project tersebut. [1]

o   The Role of The Project Manager

§  Seorang Project Manager harus memiliki kemampuan sebagai seorang pemimpin, kemampuan berkomunikasi yang baik, dan kemampuan membangun kekompakan sebuah kelompok. Keberhasilan sebuah project dapat sangat berpengaruh dari Project Manager.

·       Project Management Software

o   Managing Time

§  Project Manager dapat menggunakan Project Management Software untuk mengelola waktu yang baik. Software akan otomatis mengatur kapan memulai dan menyelesaikan pekerjaan, dan dapat mengestimasi durasi dari setiap tujuan.

o   Managing People and Resources

§  Software ini mempunyai kemampuan untuk menetapkan perkejaan kepada anggota kelompok sesuai kemampuan. Software ini juga dapat mengukur level usaha dari setiap anggota, jika salah satu anggota terlalu sibuk, project manager dapat menggunakan software untuk memberikan delay ke anggota tersebut.

o   Managing Costs

§  Gaji, peralatan, akomodasi, pinjaman, atau semua pengeluaran dapat diestimasi dengan software managing costs ini. Software ini juga dapat memberikan laporan dalam pengeluaran sebuah project.

·       Why Projects Succeed, and Why They Fail

o   Why do Projects fail?

§  Kekurangan Sumber Daya

§  Masalah Teknologi

§  Durasi waktu yang tidak relevan

§  Komunikasi yang buruk

§  Kebutuhan yang tidak jelas

§  Dll [2]

o   Success Factors for Project Management

§  Kejelasan menjadi sangat penting, bahkan dari awal mulai pengerjaan sebuah project, semua klien, anggota kelompok, project manager harus menyetujui dan mengerti semua tujuan project decara detail. Project Manager juga harus mau mengatakan kejujuran walaupun tidak menyenangkan dan mampu memilih keputusan yang tidak banyak orang memilih.

·       Strategic Planning for Information Systems

o   Vision, Principles, and Policies

§  Visi, prinsip, dan kebijakan sangat penting dalam sebuah Project, karena unsur tersebut akan mempengaruhi seberapa berhasil dari sebuah project. Ketiga unsur tersebut juga akan membantu Project Management dalam membagi tugas dengan semua anggota kelompok dalam menyelesaikan sebuah Project. Prinsip juga dapat digunakan dalam pembuatan kebijakan yang dapat diterima semua pihak.

o   Project Portfolio Management

§  Banyak proposal untuk membuat atau mengembangkan produk baru pasti ada hubungan dengan IT. Ada juga project yang ditolak karena biaya yang terlalu mahal, atau belum mampu nya teknologi dalam membuat. Memilih project yang di prioritaskan untuk dibuat Proposal harus mengandung unsur kompetitif, mampu mengembalikan investasi, mendapat pujian, dan resiko yang tidak besar. Adanya PMO (Project Management Office) untuk mengawasi semua portfolio yang dikerjakan.

o   Disaster Recovery and Business Continuity

§  Disaster Recovery dan Business Continuity membahas tentang tidakan preventif dari sebuah perusahaan pada saat ada bencana yang mungkin saja terjadi pada bisnisnya. Karena Bisnis tersebut harus bisa menjaga data dengan cara membuat cadangan data. Bisnis juga harus bisa sembuh dari bencana yang terjadi.

o   Technology and Industry Trends

§  Sebuah Perusahaan harus dapat melihat perkembangan dari teknologi yang sedang trending, sehingga teknologi yang dikembangkan dapat menjadi relevan di jaman tersebut.

·       Planning for The Future: The Human Element

o   Cognitive Biases and Strategic Planning

o   Black Swan

§  Black Swan menjadi sebuah istilah dalam sebuah peristiwa yang jarang terjadi tapi bukan berarti tidak mungkin terjadi. Pemilik perusahaan harus dapat memperhitungkan dan mencegah kejadian “Black Swan”.

Referensi:

[1] 4pmti.com , 'Project Management Process Groups’, 2015. [Online]. Available: https://www.4pmti.com/blog/project-management-process-groups/. [Accessed: 2-Apr-2019]

[2] blog.taskque.com, 'Why do Projects Fail’, 2017. [Online]. Available: https://blog.taskque.com/why-projects-fail/. [Accessed: 2-Apr-2019]